Wenn die Facebook- oder Instagram-Zugangsdaten niemand im Unternehmen parat hat. Auf Bewertungen, etwa bei Google, nicht reagiert werden kann, weil man keinen Zugriff auf unternehmenseigene Accounts hat. Es ist fatal, wenn bei einem Mitarbeiterwechsel unternehmenseigenes Wissen unwiederbringlich verschwindet, weil Systeme zur Verhinderung von Wissensverlust fehlen. Kaum zu glauben doch die beschriebenen, zwischen peinlich und unprofessionell angesiedelten Situationen kommen regelmäßig vor.
Unprofessionell, nicht kriminell
Die Rede ist hier nicht von kriminellen Machenschaften, sondern von MitarbeiterInnen, die das Unternehmen verlassen, ohne dass sie von ihren Chefs mit Nachdruck dazu angehalten werden, entsprechende Daten und Informationen intern zu übergeben. Auch wenn man meinen würde, solche Übergaben wären Standard, ist dem nicht so. Ein anderes Problem lauert, wenn bei Übergabe von Informationen oder Zugangsdaten keine gründliche Prüfung dieser erfolgt, so lange die jeweilige Person noch im Dienst und greifbar ist.
Durch unprofessionelles Verhalten aller Beteiligten inklusive Geschäftsführung entsteht ohne externes Zutun oder kriminelles Verhalten beträchtlicher Schaden. Es muss viel Zeit aufgewendet werden, um fehlende Informationen wieder zusammenzutragen. Und die Außenwirkung entspricht nicht der eines professionellen Unternehmens. Ist man als Unternehmen nicht Herr/Frau von Zugangsdaten und unternehmensinternem Wissen, dann deutet das auf eine Firmenkultur mit geringem Professionalitätsgrad hin.
Strategischer Wissenserhalt
Gerade in unserer heutigen, meist schnelllebig-oberflächlichen Welt gilt es, von der Geschäftsführung ausgehend, in allen Unternehmensbereichen systematischen, strategischen Wissenserhalt zu kultivieren. Brachialer Zwang ist nicht die Lösung. Vielmehr geht es um gelebte Wissens-Sicherungsstrukturen, die geschaffen, gepflegt, überprüft und vor kriminellem Missbrauch gesichert werden.
Es braucht losgelöst von der Möglichkeit, dass ein/e MitarbeiterIn das Unternehmen verlässt, etwa geschützte Zugangsdaten-/Passwortlisten und einfache, verständliche Systeme, mit denen Arbeitsschritte bzw. Vorgangsweisen auch für nicht täglich damit arbeitende KollegInnen greifbar werden. Und es braucht, als Teil der Arbeitsverträge festgelegte Verpflichtungen zur vollständigen internen, persönlichen Übergabe aller Zugangsdaten u.v.m. mit denen man arbeitet. Wer keine solche Vereinbarung während „guter Zeiten“ schließt, darf sich nicht wundern, wenn es im Fall eines (un-)freiwilligen Ausscheidens eines oder mehrere Mitarbeiter zu besagtem Wissensverlust kommt.
Check des Status quo
Erst einmal für das mögliche Problem „Wissensverlust“ sensibilisiert, sind es simple Bitten bzw. Fragen, die beruhigen oder entlarven. „Bitte um die vollständige Liste unserer Zugangsdaten zu Websiten, Buchungstools, Social Media Accounts, Google, WeTransfer, Zoom, E-Mail-Zugangs- bzw.-Einrichte-Daten und weitere Zugänge zu den zahlreichen vorhandenen Systemen“, lautet eine davon. Gibt es die Liste, hat man sie binnen Minuten elektronisch zur Verfügung. Oder noch besser – man bekommt die Info, auf welchem „EDV-Pfad“ man zur Liste gelangt. Hat man die Liste, lautet die nächste Frage: Ist sie passwort-geschützt? Und, wenn ja, wer aller kennt das Passwort?
Ähnliche Fragen lassen sich stellen zu Lieferanten- bzw. Partnerauflistungen, zum E-Banking, Wartungspartnern und zu zahllosen weiteren Accounts, die man als Firma im Lauf der Zeit angelegt hat.
Je nach „Ergebnis“ dieses Schnell-Checks ist entweder Gefahr in Verzug, nur einiger Optimierungsbedarf oder alles professionell gelöst. Darauf aufbauend gilt es, schrittweise mit den MitarbeiterInnen gemeinsam alle möglichen Problembereiche, wo es zu Wissensverlust kommen könnte, mit klugen „Sicherheitsnetzen“ auszustatten.
